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【分享】老资料员吐血总结:监理资料收集整理注意事项!

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监理资料收集整理注意事项! 

  在工程施工的过程中,资料管理工作尤为重要,项目监理资料员应督促各专业人员收集与工程相关的各类资料,整理、归档各类资料,为后期竣工移交资料做好准备,避免后期移交资料时出现资料丢失、遗失、不全的情况。在资料收集整理过程注意以下几项。

  一、一般规定:

  1、套数要求:项目部归档和竣工监理文件的移交套数根据项目的不同和建设单位的要求不同,对竣工资料的移交套数也有所不同,至少移交三套(公司、建设单位和档案管理部门),一般涉及代建单位的则还要移交代建单位、高新区的项目一般给市档案管理部门和高新区档案管理部门两个部门移交资料,这样就会移交五套资料,移交资料是一件很繁琐的事,所以在平时收集资料时,要注重资料留存的份数(针对项目部小、办公地方宽裕的项目部应在过程中就应该准备好移交资料的份数),避免后期措手不及。

  2、给公司移交资料前要和监理处沟通,并经监理处审核签章通过移交公司,项目部归档文件中涉及经营工作的监理文件,包括:监理业务合同管理台账、工程款支付证书、建安产值收入及回收台账、建安产值(含甲供材)及监理收入统计分析报告等需经营部审核。

  3、质量要求:

  (1)归档的监理文件应为原件(特殊情况采用复印件,应注明原件存放处)。

  (2)内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等技术规范、标准和规程的要求;工程资料内容必须真实有效、准确,与工程实际相符合。

  (3)工程资料应采用耐久性较强的书写材料,如:碳素墨水、蓝黑墨水、黑色中性签字笔。

  (4)字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字盖章手续完备。

  (5)文字材料幅面宜采用国家标准图幅,尺寸为A4(297mm*210mm)、图纸一般采用蓝晒图,并折叠成A4幅面且图标兰外露等。

  (6)归档的电子文件应采用开放式文件格式或通用格式进行存储,非通用格式的电子软件应转换成通用格式。通用格式的表格见件作业文件P117页。

  (7)归档的电子文件应采用电子签名等手段,所载内容应真实可靠,内容必须与纸质档案一致,应归档的电子文件种类及保存期限见件作业文件P118页。

  二、监理文件的立卷:

  1、监理文件的立卷原则和方法:

  (1)监理文件可按单位工程、分部工程或专业、阶段等组卷。

  (2)立卷过程中应遵循下列要求:

  1)案卷不宜过厚。文字材料卷厚度不宜超过20mm,图纸卷厚度不宜超过50mm。

  2)案卷内不应有重份文件。不同载体的文件一般应分别组卷,印刷成册的工程文件宜保持原状。

  3)电子文件的组织和排序参照相应纸质文件的要求。

  2、卷内文件的排列:

  (1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示予批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不应分开,并应按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。

  (2)既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

  3、案卷的编目:

  (1)卷内目录的编制规定:

  1)卷内目录式样应符合作业文件P127页要求。

  2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”开始依次标注。

  3)责任者:形成文件的项目部或个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。

  4)文件编号:填写工程文件原有的发文号或图纸号,或设备、项目代号。

  5)文件题目:填写文件标题的全称,当文件无标题时,应根据内容填写标题,拟写标题应外加“[]”符号。

  6)日期:填写文件形成的日期或文件的起止日期,日期中“年”应用四位数字表示,“月”和“日”分别用两位数字表示。

  7)页号:填写每份文件首页页号,最后一份文件填写首页页号--末尾页页号。

  (2)卷内备考表的编制规定:

  1)卷内备考表的式样应符合作业文件P128页要求。

  2)卷内备考表应表明卷内文件的总页数、各类文件页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。

  3)卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

  4)立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名,年、月、日应按立卷、审核时间填写。并审核人签字完成后,必须加盖项目部印章。

  (3)卷内封面的编制规定:

  1)案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式。案卷封面的式样应符合作业文件P129页要求。

  2)案卷封面的内容包括:档号、项目名称、案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

  3)档号:由分类号、项目名称、案卷号组成,由档案管理员填写。

  4)案卷题名:案卷题名应包括建设单位全称、工程名称(含单位工程名称)、分部工程或专业名称、卷内文件概要等内容,必要时可增加工程地址等内容。

  5)立卷单位:应填写立卷单位或主要责任者全称。

  6)起止日期:应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

  7)保管期限:应根据卷内文件的保存价值分为永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限。各类文件的保管期限执行GB/T50328-2014《建设工程文件归档整理规范》的规定,并结合工程项目具体情况确定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时,该案卷总的保管期限应从长核定。

  8)密级分为绝密、机密、秘密三种,同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

  (4)案卷脊背应由档号、案卷题名构成。档号由档案管理员填写。案卷脊背的式样应符合作业文件P131页要求。

  (5)编制卷内文件页号应符合的规定:

  1)卷内文件均应按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,页号从“1”开始。

  2)页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

  3)成套印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

  4)案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。采用A4的70g以上白色书写纸。

  (6)工程声像材料的归档:

  1)工程电子文件和音像资料可以与其他文件混合组卷,也可单独组卷,单独组卷时每个工程应建立多级文件夹,应与纸质文件在案卷设置上一致,并建立相应的标识关系。

  2)工程声像材料应按建设工程各阶段立卷,声像材料与纸质档案应建立相应的标识关系。如与其他文件混合组卷时,卷内的工程电子文件和声像材料应编制目录,并附详细说明。

  3)工程照片应按类别或形成的时间顺序等进行分类、整理,且应粘贴在A4幅面的白色书写纸上,每张照片均应标注摄制时间、工程部位、工程内容等。

  4)底片作为照片的附件宜应归档,且应用编号作为标识,与照片一一对应。

  4、案卷装订:

  (1)装订时必须剔除原文件附带的金属物。

  (2)案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料,既有文字材料、又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要求不破坏文件的内容。左边距2cm,中间孔在中线上,上下两个孔距中心线8cm。

  三、监理文件的移交规定:

  1、工程竣工预验收合格后40日内,应向公司、建设单位和档案管理部门分别移交。

  2、向公司移交资料符合有关规定和要求:

  (1)应编制案卷总目录。卷内目录应编制两份,一份装订于案卷首页前,另一方面随同案卷总目录一并移交档案管理员处。

  (2)案卷总目录、卷内目录应提供书面文字材料、电子版各一份,书面应打印。

  (3)提供“工程监理文件移交清单”一式三份,需要补充归档的监理文件及遗留问题应在“移交清单”中的注明中写明。并由所属上级单位对补充资料及遗留问题进行跟踪和后续处理,并每季度向品管部反馈处理结果。作业文件P132页。

  3、向建设单位移交资料符合有关规定和要求:

  (1)向建设单位移交资料后,项目部需办理“工程监理档案移交会签单”作业文件P133页。并经所属上级单位、有关部门、公司领导会签完成后,方可正式向建设单位移交。

  (2)项目部向建设单位移交资料后,应办理“工程监理文件移交清单”,建设单位签字盖章后的移交清单应提交公司档案室。

  4、向档案管理部门移交资料符合有关规定和要求:

  (1)向档案管理部门移交资料后,项目部需办理“工程监理档案移交会签单”或取得城建档案馆返还的回执单,档案馆签字盖章后提交公司档案室。

  (2)因各种客观原因导致监理档案资料不能按期交付,项目部应将其交付所属上级单位,并办理“工程监理文件移交清单”,由上级单位在具备交付条件时,具体办理监理档案移交的相关事宜。

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