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手把手教你如何开好监理会议!

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  作者:周环宇,文章已获作者授权,转载请注明作者及出处。

  工程监理会议,是工程监理人的一门实操技艺,反映的是监理人的综合业务水平,是“三控两管一协调一履责”中全面协调的一个重要手段,同时,也是监理人自我保护的一个重要载体。分别从三类会议入手,详细分析每类会议,如何开,从人员、议题、议程、内容方面进行详细阐述。不失为监理人实操之典范!

  工程监理会议,是工程监理人的一门实操技艺,反映的是监理人的综合业务水平,是“三控两管一协调一履责”中全面协调的一个重要手段,同时,也是监理人自我保护的一个重要载体。

  它是直面现场一线的前沿会议,综合体现监理人在施工阶段的监理工作内容与成效。根据《建设工程监理规范》GB/T50319-2013这一版本中“建设工程监理”的定义,监理人现在的监理工作就是定义在施工阶段,而对其他阶段的监理工作则是相关服务工作。

  工程监理会议,根据《建设工程监理规范》GB/T50319中的规定,大致可以分为三类:第一次工地会议,监理工作交底会议,定期召开的监理例会。其中,监理例会又分为:项目监理例会,项目专题会议,项目监理机构内部会议。

  无论何种工作,都要遵守规范,只有规范的工作,才能做到高效、合规,得到满意的结果。监理人对待监理工作,就是要紧紧围绕《建设工程监理规范》去工作。

  一、 第一次工地会议

  1.1 第一次工地会议的参加对象

  第一次工地会议是由建设单位组织、召集、主持召开,但要有监理人的辅助,并由监理人整理汇总做出会议纪要。监理人应在会前与建设单位商议会议的召开时间、参加人员、地点、主题、议程、内容,告诉建设单位应该怎么做,做哪些事,这就是监理人为建设单位提供的监理服务工作之一。

  本次会议召开时间,应定在工程正式开工前,一周内。参加人员:建设单位相关工程项目方面负责人、技术人员,施工单位本项目经理部的全体成员,监理单位本项目监理部的全体成员,如有必要,也可以邀请勘察、设计单位本项目负责人参加,这样建筑工程五方责任主体项目负责人就聚齐了。

  邀请勘察、设计单位人员参加,有三方面的考虑:一是,监理服务合同中有其他相关服务工作,这就会涉及到勘察、设计方面的内容与事项;二是,勘察、设计也可以在这次会议中做相应的交底工作;三是,建设单位要求。

  1.2 第一次工地会议的主要内容

  会议主题:本项目各参建方第一次见面会,初识,并进行介绍、布置、要求,做相关工作交底。

  会议大致有以下几个方面的内容:

  (1)建设单位、施工单位和工程监理单位分别介绍各自驻现场的组织机构、人员及分工,并书面编制出各自单位在本项目的组织机构图。

  (2)建设单位介绍工程开工准备情况。重点有这几方面内容。①开工前的手续办理情况,如土地证、土地规划许可证、建设工程项目规划许可证、施工许可证,只要施工许可证下来,其他手续应该是全部完成了。施工许可证,是建设单位办理前期手续的一个中止点。②“三通一平”情况介绍,一句话是否具备提供给施工单位进行施工的条件。③图纸的到位情况,为什么要说这一点,因为有很多建设单位违规(施工许可证办理前图纸是必须要到位的)施工,边出图边施工,即未拿到工程施工许可证,建设单位便强烈要求施工单位进场进行施工。当然,也有是计划性的分期施工分批出图,分段拿施工许可证,那就要有出图计划,以保证工程施工的连续性。

  (3)施工单位介绍施工准备情况。主要介绍施工组织设计及各专项方案编制情况,人、材、机准备情况,现场总平面布置图是否通过审批等等。

  (4)建设单位代表和总监理工程师对施工准备情况提出意见和要求。根据其准备情况,有则提出,无则按合同约定正常施工。

  (5)总监理工程师介绍监理规划的主要内容。概要简介即可,不必长篇大论。会议的召开还是要有时间观念的,在规定时间内将会议结束,是有效的,也是大家最能接受的。冗长的会议只会让人头晕目眩,毫无效果可谈。能够将长文压缩至几句话交待清楚,这同样也是监理人一种水平的体现。

  (6)研究确定各方在施工过程中参加监理例会的主要人员、召开监理例会的周期、地点及主要议题。由建设单位、施工单位、监理单位共同协商确定,写入纪要即可,以后的监理例会按此次约定进行召开即可。

  (7)其他有关事项。勘察、设计进行勘察文件、设计图纸交底,监理人对监理工作进行交底。

  二、 监理工作交底会议

  监理工作交底会议是第一次工地会议的附属内容。

  监理工作交底,根据近期国家对本行业密集的下发文件,特别是有关监理报告制度的试点。可以看出,监理的工作交底是双向的,既是向施工单位交底,同时也是向建设单位做交底。同样,监理工作交底也离不开《建设工程监理规范》。

  监理工作交底,实质就是告诉建设单位、施工单位,本项目监理工作将如何开展,监理工作内容有哪些方面,监理工作的依据是什么,在施工阶段过程施工中监理工作流程是怎样,等等。要紧紧围绕“三控两管一协调一履责”进行交底。大致包含以下几方面内容。

  (1)工程概况。简要概述本工程概况,重点宣读本项目建筑工程五方责任主体项目负责人、单位。这也符合2014年8月25日,住房城乡建设部关于印发《建筑工程五方责任主体项目负责人质量终身责任追究暂行办法》的通知的精神。

  (2)监理依据。首先是现行的国家法律、法规、规范、标准有《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》《建设工程安全生产管理条例》《建设工程监理规范》GB/T 50319及住建部下发的相关文件。其次就是本项目建设单位与监理单位签订的《建设工程监理合同》,建设单位与施工单位签订的《建设工程施工合同》等。

  (3)工程项目监理工作流程。对图1进行详细解说,以简洁、明了的方式进行讲解。不要过分、过度的去放大监理人所能起到的作用与功能,他只是为建设单位提供技术服务与支持,监理施工单位规范的按《建设工程施工合同》进行施工,当然,也有作为政府主管部门的一个延伸的触角(目前国家试点的监理报告制度)。既不过分夸大,也不必自弱,根据法律法规及合同所赋予的权力和规定的义务去做好本职工作即可,做到公平、独立、诚信、科学地开展建设工程监理与相关服务活动。

 

 

  图1 监理工作简要流程图

  (4)工程质量控制。将《中华人民共和国建筑法》第三十二条、第五十四条,《建设工程质量管理条例》第三十七条,进行现场宣读。并要求施工单位在进行工程项目报验时所使用的现场监理用表,这个表式,虽《建设工程监理规范》中有,但全国各个省份还有地方要求与标准,是对《建设工程监理规范》中的表式进行了微调。当然,监理报表的附件,如工序报验等,一定要符合《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300中的要求。

  重点强调报验的及时性,做到工程报验资料与工程进度尽量保持同步,即使有所拖延,也要在一周内补齐。一些复试检验合格报告,必须与工程同步,甚至要做在前面,没有复验合格报告,坚决不能进行下一道工序施工。

  (5)工程造价控制。施工阶段的造价控制,重点在以下几方面:进度款支付、工程签证、设计变更、费用索赔、竣工结算。控制的依据《建设工程施工合同》,从监理专业的角度对上述各项进行详细审核并提出要求,包括:申报的流程、细节、复核。

  (6)工程进度控制。进度控制的要点是进度计划与资源配置要相匹配,很多进度计划的申报,均没有附人、材、机的资源配置计划,或是相互不匹配,怎么保证计划得以顺利实施。进度控制应遵循PDCA动态控制原理去进行管理,具体包含:计划进度、实际进度、进度偏差、分析原因、纠偏措施。

  当然,进度控制的目标与结果,是要符合《建设工程施工合同》中约定的工期日历天数,至少以三级进度计划进行控制,即总进度计划、月进度计划、周进度计划,如果项目周期很长,可能再加一个年度进度计划。

  (7)安全生产管理的监理工作。将《建设工程安全生产管理条例》第十四条进行现场宣读,初步做出本项目的危险源识别清单,根据清单要求施工单位上报相应的专项施工方案。安全生产责任是现在式,质量责任是终身制未来式。对安全生产管理的监理工作在日常检查的频次、内容、格式做出要求。对危大工程,更是要详细要求,列出清单,有需专家论证的要提前做方案,并单独归档。

  (8)监理组织协调工作。对组织协调的形式做出要求,会议、口头、书面等。各单位间来往文件的签收发放,口头协调成功的工作内容,在事后要落实到书面上,尽量全部采用书面形式的协调沟通,以确保结果,可追诉,可查询。

  至此,第一次工地会议,才算是完整的结束!接下来便是施工过程中定期召开的监理例会。监理例会正常每周召开一次,特殊情况,可以临时组织召开,也可能会每两周召开一次。

  三、 监理例会

  监理例会的召开时间、地点、参加人员等,在第一次工地会议中已经明确约定。监理例会的议程也是格式化和基本固定的,只是因阶段不同,内容可能会有所不同。

  按照PDCA动态控制管理原理,对项目进行“三控两管一协调一履责”的实施,监理例会会议的呈现是其重要表现手段之一,这是一份日常性的工作。监理例会严格遵循“计划(plan)-执行(do)-检查(check)-行动(Action)(纠偏)”进行动态控制管理。

  监理例会主要有如下几条具体议程:检查上次例会议定事项的落实情况,分析未完事项原因;检查分析工程项目进度计划完成情况,提出下一阶段进度目标及其落实措施;检查分析工程项目质量、施工安全管理状况,针对存在的问题提出改进措施;检查工程量核定及工程款支付情况;解决需要协调的有关事项;其他有关事宜。

  监理例会一般采用周例会的形式,是一个周而复始循环和承上启下的会议。会议主要总结上周项目施工过程中存在和需要协调解决的所有现场问题,展望下周的施工计划和预计发生事项。这是一个日常性事务,琐碎而烦杂,但监理却乐在其中。当然,监理人的业务水平要能够达到相当精湛的程度,才能做到如鱼得水和把控自如。否则,只能沦为笑柄。

  四、 结 语

  建筑工程项目人员多且复杂,管理人员的素质和业务水平也参差不齐。监理人在组织召开会议时,不但要有精湛的技艺,还要有能够沟通协调人际关系的圆滑、柔韧和刚性。这种综合性的会议,想要开出成果,就要求监理人必须要对现场施工情况、内业资料、图纸、规范和标准等所有信息做到全面掌握,才能不至于冷场。

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